Completion of Audit

/

PLEASE READ THIS EMAIL IN FULL AS IT CONTAINS IMPORTANT INFORMATION

We have now completed our audit of the Council’s accounts for 2021-22. Where relevant, we have also completed any outstanding audits handed over to Audit Wales by your previous auditors (Grant Thornton or BDO).

Attached to this email are:

  • A copy of the certified annual return(s) for the outstanding audits

  • An audit completion notice

The Accounts and Audit (Wales) Regulations 2014

The Regulations set out what you must do at the conclusion of the audit.

You should refer, in particular, to Regulation 15 [Publication of income and expenditure accounts and receipts and payments] and Regulation 18 [Notice of conclusion of audit]. Please note that the Annual Returns is all that is needed to satisfy the requirements of the Regulations where these refer to the income and expenditure account, the record of receipts and payments or the statement of balances.

In summary you must:

  • display a notice for a period of at least 14 days stating that the audit has been completed and that the Annual Return is available for inspection by local government electors;

  • provide details in this notice of the address at which and the hours during which local government electors may exercise their rights to inspect the Annual Returns;

  • publish or display your Annual Returns. As a minimum, this means that the Annual Return should be displayed on your notice board(s) and published on the Council’s website.

It is acceptable to display a copy of the Annual Returns as long as it is a true facsimile and bears a note saying where the original can be inspected.

What should you do?

To meet the requirement of the Regulations you should:

  • Prepare the Notice of Conclusion of Audit and Right to Inspect the Annual Return (a proforma notice which you can use for this purpose is attached).

  • Put the completed notice in a conspicuous place e.g. a noticeboard for at least 14 days along with the certified Annual Returns. The Annual Returns should be displayed so that the accounting statements, both parts of the annual governance statement and the Auditor General’s audit certificate and report visible.

  • You must also publish the notice and the annual return on the Council’s website

  • Retain evidence that this has been done to support compliance with the exercise of electors’ rights, which forms part of the Annual Governance Statement.

  • Audit fee

Our audit fee invoice will be issued shortly. Where relevant this will set out the fee for each financial year for which we are issuing our audit certificates. In order to assist us to manage the overall cost of audit across Wales, we would appreciate prompt payment of the fee invoice.

DARLLENWCH YR E-BOST HWN YN LLAWN GAN EI FOD YN CYNNWYS GWYBODAETH BWYSIG

Rydym bellach wedi cwblhau ein harchwiliad o gyfrifon y Cyngor ar gyfer 2021-22. Lle bo'n berthnasol, rydym hefyd wedi cwblhau unrhyw archwiliadau sy'n weddill a drosglwyddwyd i Archwilio Cymru gan eich archwilwyr blaenorol (Grant Thornton neu BDO).

Ynghlwm wrth yr e-bost hwn mae:

  • Copi o'r ffurflen(au) blynyddol ardystiedig ar gyfer yr archwiliadau sy'n weddill

  • Hysbysiad cwblhau archwiliad

Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014

Mae'r Rheoliadau'n nodi'r hyn y mae'n rhaid i chi ei wneud ar ddiwedd yr archwiliad.

Dylechgyfeirio, yn benodol, at Reoliad 15 [Cyhoeddi cyfrifon incwm a gwariant a derbyniadau a thaliadau] a Rheoliad 18 [Hysbysiad o gasgliad yr archwiliad]. Noder mai'r Ffurflenni Blynyddol yw'r cyfan sydd ei angen i fodloni gofynion y Rheoliadau lle mae'r rhain yn cyfeirio at y cyfrif incwm a gwariant, y cofnod o dderbyniadau a thaliadau neu'r datganiad o falansau.

I grynhoi, rhaid i chi:

  • arddangos hysbysiad am gyfnod o 14 diwrnod o leiaf yn datgan bod yr archwiliad wedi'i gwblhau a bod y Ffurflen Flynyddol ar gael i'w harchwilio gan etholwyr llywodraeth leol;

  • rhoi manylion yn yr hysbysiad hwn o'r cyfeiriad y gall etholwyr llywodraeth leol arfer eu hawliau i archwilio'r Ffurflenni Blynyddol a'r oriau pan fydd etholwyr llywodraeth leol yn arfer eu hawliau;

  • cyhoeddi neu arddangos eich Ffurflenni Blynyddol. O leiaf, mae hyn yn golygu y dylid arddangos y Ffurflen Flynyddol ar eich hysbysfwrdd(au) a'i chyhoeddi ar wefan y Cyngor.

Mae'n dderbyniol arddangos copi o'r Ffurflenni Blynyddol cyn belled â'i fod yn wir ffacs ac yn nodi lle gellir archwilio'r gwreiddiol.

Beth ddylech chi ei wneud?

Er mwyn bodloni gofynion y Rheoliadau, dylech:

  • Paratoi'r Hysbysiad o Gasgliad o Archwilio a'r Hawl i Archwilio'r Ffurflen Flynyddol (amgaeir hysbysiad profforma y gallwch ei ddefnyddio at y diben hwn).

  • Rhowch yr hysbysiad wedi'i gwblhau mewn man amlwg e.e. hysbysfwrdd am o leiaf 14 diwrnod ynghyd â'r Ffurflenni Blynyddol ardystiedig. Dylid arddangos y Ffurflenni Blynyddol fel bod y datganiadau cyfrifyddu, y ddwy ran o'r datganiad llywodraethu blynyddol a thystysgrif archwilio ac adroddiad yr Archwilydd Cyffredinol i'w gweld.

  • Rhaid i chi hefyd gyhoeddi'r hysbysiad a'r ffurflen flynyddol ar wefan y Cyngor

  • Cadw tystiolaeth bod hyn wedi'i wneud i gefnogi cydymffurfiaeth ag arfer hawliau etholwyr, sy'n rhan o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

  • Ffi archwilio

Bydd ein anfoneb ffioedd archwilio yn cael ei chyhoeddi cyn bo hir. Lle bo'n berthnasol, bydd hyn yn nodi'r ffi ar gyfer pob blwyddyn ariannol yr ydym yn cyhoeddi ein tystysgrifau archwilio ar ei gyfer. Er mwyn ein cynorthwyo i reoli cost gyffredinol archwilio ledled Cymru, byddem yn gwerthfawrogi talu'r anfoneb ffioedd yn brydlon.